Die wahren Kosten von Meetings fuer Freelancer

Meetings: Ein unsichtbares Loch im Budget

Montag, 10 Uhr: Projekt-Update-Call. 11:30 Uhr: Kennenlernggespraech mit einem neuen Interessenten. 14 Uhr: Team-Meeting beim Kunden. 16 Uhr: Kreativ-Debriefing. Am Ende des Tages haben Sie keine einzige Stunde fakturierbare Arbeit geleistet.

Fuer Angestellte gehoeren Meetings zum Arbeitsalltag. Fuer Freelancer ist jede Stunde im Meeting eine Stunde ohne Umsatz. Und das Problem geht weit ueber die reine Sitzungszeit hinaus: Es gibt versteckte Kosten, die die meisten Selbststaendigen nie berechnen.

Was Ihre Meetings wirklich kosten

Die Grundformel

Die Rechnung ist einfach, aber aufschlussreich:

Kosten eines Meetings = Stundensatz x Dauer in Stunden x Anzahl Teilnehmer

Wenn Ihr Satz bei 90 EUR/h liegt und Sie eine Stunde zu zweit in einem Meeting sitzen:

90 x 1 x 2 = 180 EUR

Stellen Sie sich dieses Meeting als woechentlich wiederkehrenden Termin ueber ein Jahr vor. Das sind 9.360 EUR investierte Zeit. Fuer ein einziges woechentliches Meeting.

Die versteckten Kosten, die niemand berechnet

Die reine Meeting-Zeit ist nur die Spitze des Eisbergs. Rechnen Sie dazu:

• Vorbereitungszeit: Notizen durchlesen, Unterlagen vorbereiten, Fragen antizipieren. Rechnen Sie mit 15-30 Minuten pro Meeting.
• Nachbereitung: Zusammenfassung schreiben, Aufgaben verteilen. Nochmal 15 Minuten.
• Kontextwechsel-Kosten: Nach einem Meeting braucht man durchschnittlich 23 Minuten, um bei einer anspruchsvollen Aufgabe wieder in den Flow zu kommen. Das ist keine Schaetzung, sondern ein wissenschaftlich belegter Wert aus der Produktivitaetsforschung.
• Reisezeit: Bei Praesenz-Meetings kommt der Hin- und Rueckweg noch oben drauf.

Unterm Strich kostet ein einstuendiges Meeting oft den Gegenwert von zwei Arbeitsstunden. Mit unserem Beispiel bei 90 EUR/h kostet Sie jedes Meeting tatsaechlich 180 EUR Ihrer eigenen Zeit, nicht nur 90.

Wann Meetings tatsaechlich sinnvoll sind

Nicht jedes Meeting ist Zeitverschwendung. Manche haben echten Mehrwert:

• Projekt-Kickoff: Erwartungen abgleichen, den Kontext verstehen, die richtigen Fragen stellen. Unverzichtbar.
• Kreative Reviews: Ein Design oder einen Entwurf live zu besprechen, ist oft effizienter als eine endlose E-Mail-Kette.
• Konfliktloesung: Ein Missverstaendnis per E-Mail eskaliert schnell. Ein 15-minuetiger Anruf kann alles klaeren.
• Meilenstein-Abnahmen: Am Ende einer wichtigen Phase hilft ein synchrones Gespraech, die Richtung zu bestaetigen.

Die goldene Regel: Ein Meeting ist berechtigt, wenn es etwas erreicht, das eine E-Mail oder eine Nachricht nicht leisten kann.

So reduzieren Sie unnoetige Meetings

Stellen Sie die entscheidende Frage

Bevor Sie ein Meeting annehmen, fragen Sie sich: "Haette das auch eine E-Mail sein koennen?" Wenn ja, schlagen Sie das hoeflich vor. Die meisten Menschen stimmen zu.

Bestehen Sie auf einer Agenda

Keine Agenda, kein Meeting. Diese einfache Regel eliminiert Plauder-Meetings und zwingt den Organisator, ueber das Ziel nachzudenken.

Verkuerzen Sie die Standard-Dauer

Warum dauern Meetings automatisch 30 oder 60 Minuten? Weil das die Kalender-Voreinstellung ist. Schlagen Sie 15- oder 25-Minuten-Bloecke vor. Sie werden ueberrascht sein, wie viele Meetings in dieses Format passen.

Blocken Sie Meeting-freie Zeiten

Schuetzen Sie Ihre produktive Arbeitszeit. Reservieren Sie ganze Halbtage in Ihrem Kalender als "nicht verfuegbar". Das ist die Zeit, in der Sie Ihre eigentliche Arbeit erledigen.

Stellen Sie Meetings in Rechnung

Wenn ein Kunde zu viele Meetings verlangt, berechnen Sie sie. Nichts reduziert unnoetige Meetings so schnell wie eine Position auf der Rechnung. Sie koennen eine bestimmte Anzahl an Meetings in Ihre Pauschale einrechnen und darueber hinausgehende separat berechnen.

Bieten Sie Alternativen an

• Schriftliche Updates: Eine woechentliche 5-Zeilen-Nachricht ersetzt oft ein 30-minuetiges Statusmeeting
• Loom-Videos: Nehmen Sie ein 3-Minuten-Video auf, um einen Fortschritt zu zeigen, statt einen Call zu planen
• Kollaborative Dokumente: Kommentare in einem geteilten Dokument sind oft effektiver als eine Live-Diskussion

Rechnen Sie die Auswirkungen auf Ihr Jahr hoch

Machen Sie die Rechnung fuer Ihre eigene Situation. Wenn Sie durchschnittlich 5 Stunden pro Woche in Meetings verbringen (was bescheiden ist), mit einem Satz von 90 EUR/h und einem Faktor von 1,5 fuer versteckte Kosten:

5 h x 1,5 x 90 EUR x 48 Wochen = 32.400 EUR pro Jahr

Das entspricht mehr als sieben Monatsmieten in vielen deutschen Staedten. Oder einem schoenen Urlaub. Oder einem soliden Polster auf dem Sparkonto. Jedes unnoetige Meeting, das Sie streichen, bringt Sie diesen Zielen naeher.

Nehmen Sie Ihre Zeit wieder in die Hand

Zeit ist die einzige Ressource, die Sie nicht vermehren koennen. Als Freelancer zaehlt jede Stunde doppelt: als Lebenszeit und als potenzieller Umsatz.

Nutzen Sie unseren Meeting-Kosten-Rechner, um zu sehen, was Ihre Meetings Sie tatsaechlich kosten. Die Zahl koennte die Motivation sein, die Sie brauchen, um Ihren Kalender zurueckzuerobern.